Organización de archivos: encuentre cualquier papel instantáneamente
Si alguien le pide determinado informe, ¿sería capaz de encontrarlo instantáneamente, o tendría que decirle a la persona que se lo pidió que deberá dárselo más tarde?
Si no tiene un sistema de organización de archivos eficiente, perderá muchisimo tiempo buscando los papeles que necesita constantemente (además, no le dará una buena impresión a sus pacientes, jefes, proveedores y colegas). Pruebe implementando uno de estos simples sistemas de organización de archivos:


 Utilice la codificación por color. Si usted tiene carpetas diferenciadas por color para cada uno de sus principales proyectos o para cada área o departamento con los que interactúa regularmente, encontrar los archivos que necesite será muy fácil. Supongamos, que necesita un documento relacionado con presupuestos, solo busque la carpeta violeta en la cual guarda todo lo relacionado a los presupuestos. Este principio también puede aplicarse a las carpetas electrónicas. Asegúrese de tomar ventaja de las opciones de codificación por color que le ofrecen programas como el Outlook.


 Utilice títulos amplios para clasificar sus archivos. Si usted rotula un archivo como “Memorandum de Procedimiento para Archivar Informes de Gastos con fecha de 14/02/10”, se encontrará con que pronto va a necesitar 14 cajones de archivos diferentes para que puedan caber todos. Por el contrario, debería utilizar términos más generales, como “Informes de gastos 2010” y archivar todos sus Memorandums de procedimiento allí, junto con las facturas de gastos. Otros ejemplos de títulos generales podrían ser “Noticias industriales”, “Campañas de publicidad” y “Presupuesto 2014”


 Pruebe subdividiendo los títulos generales. En su archivador “Presupuesto 2014” puede rotular carpetas individuales con categorías como “Salarios”,  “Evaluaciones de Desempeño” y “Costos de Producción”.


Trate de marcas los archivos de manera prolija y ordenada, pero tampoco pierda demasiado tiempo en eso. Si el proceso de archivo le toma siglos, y se encuentra con que está armando un proceso de organización de archivos completamente nuevo, deténgase. Delegue esa tarea a otra persona o confórmese con tener un sistema que sea un poco menos que perfecto. El tiempo que invierta en revisar su sistema de organización de archivos es una invitación a la postergación.

Hay un desacuerdo entre los muchos grandes adeptos a las redes sociales en cuanto a cómo hacer para empezar a utilizar los medios sociales. Una corriente dice que no importa si usted sabe lo que está haciendo, siempre y cuando este haciendo algo, y que solo salir ahí afuera y hacerse visible es el objetivo principal. La otra insiste en que un plan es necesario desde el Paso 1, la estrategia es la clave, y que los objetivos deben ser distintos y medibles. La segunda clave es la correcta!

¿Cuáles son sus metas?
Seamos claros. El objetivo de los medios de comunicación social no es ser bueno en los medios sociales … el objetivo de los medios sociales es ser bueno en la captación de nuevos pacientes y retener a los ya existentes. No olvide nunca que todo lo que hace para promover su consultorio, en o fuera de línea, debe rodear de nuevo hacia la meta fundamental de la incorporación de nuevos pacientes y mantener a los pacientes que ya tiene.

Los medios de comunicación social no son gratis
A pesar de lo que a muchos “gurús” de medios sociales les gusta hacer creer a la gente, los medios sociales no son gratis. El pago se efectúa en tiempo y esfuerzo o simplemente dinero. Igualmente, todo vale la pena. El  boca a boca de las recomendaciones de los pacientes siempre ha tenido el más alto retorno de la inversión de cualquier tipo de publicidad, y las redes sociales pueden ser un poderoso nuevo implemento para agregar a su caja de herramientas de marketing interno.

Las tres preguntas sobre el plan de medios sociales que tienen que preguntarse
Tanto si opta por hacer la gestión de medios sociales internamente o contratar a un experto, hay tres cosas que deben plantearse antes de comprometerse a cualquier campaña:
1. ¿Cuál es el objetivo de este plan de medios sociales? Cuando usted recien está empezando, lo más importante es establecerse un tiempo determinado y un número objetivo, para tener algo contra que guiarse. Por ejemplo, si en la actualidad consigue 10 nuevos pacientes a través de marketing interno por mes y mantiene el 75% de los pacientes existentes, su objetivo podría ser el aumento de las reservas de nuevos pacientes en un 20% y obtener un número estable de pacientes con turnos asignados de hasta el 85%. Puede descubrir más adelante que ha sobrestimado o subestimado su potencial. Esto no es un problema. Puede revisar las metas y expectativas, una vez que haya expirado el plazo para el objetivo original, y haya tenido la oportunidad de examinar los resultados, incluyendo lo que funcionó y lo que no funcionó.
2. ¿Cómo se determina el retorno de la inversión? Los resultados de los medios de comunicación social pueden ser más difíciles de analizar que otros tipos de publicidad, sobre todo porque la visibilidad y reconocimiento de una marca en línea pueden resultar en semanas o incluso meses, después de la impresión inicial. La analítica web puede ayudarle a determinar el número de pacientes nuevos y antiguos que interactúan con su consultorio como resultado de sus esfuerzos en los medios sociales. También puede realizar un seguimiento de la actividad por los pacientes en sus plataformas sociales.
3. ¿Cómo influencia su campaña en redes sociales en la “vida real”? Los medios sociales no pueden estar solo. Su comunidad en línea y su comunidad local están formadas por las mismas personas, y los pacientes deben saber lo que su consultorio está haciendo en su mundo. La participación de la comunidad en el mundo real debe ser la piedra angular de toda campaña de medios sociales, si usted es voluntario en un hospital local para proporcionar atención dental para los niños desfavorecidos, el patrocinio de un equipo de deportes de la juventud local o traer a su personal a la ciudad para participar en una obra de caridad.

La gestión de medios de comunicación social para su consultorio siempre tiene que ser algo más que simplemente firmar en plataformas como Facebook y Twitter y publicar contenido relacionado con odontología. Esto es “gritar”, no “compartir”. Usted tiene que unirse a la conversación, pedir la opinión y compartir el gran contenido que le interesa a la gente real. Tienes que ser realmente social, no sólo usar los medios de comunicación social.
Tener un sólido plan de medios sociales en su lugar aumenta las posibilidades de éxito de su consultorio en cuanto a la adquisición de nuevos pacientes. Hacer las preguntas correctas ayuda a asegurar que el plan se desarrolla desde el principio.