2) ¡Atienda su telefono!
Si los pacientes son su prioridad nº 1, contestar el teléfono debe ser nº 2. Seamos realistas, vivimos en un mundo donde la gente quiere cosas de inmediato. Los pacientes hacen llamadas telefónicas cuando pueden y tienen tiempo – antes del trabajo, durante el almuerzo y después del trabajo. Y la mayoría de los pacientes tienen se manejan por celular. Por lo tanto, ¡responda su celular! Como mínimo debe responder de lunes a viernes de 8 am a 6 pm. Los dentistas realmente competitivos están tomando llamadas antes de las 8 am y después de las 6 pm y también los sábados. Aquí están algunas ideas para ayudarle a estar atento a su celular.
– Crear un Centro de Atención Telefónico
Esta idea consiste en colocar los teléfonos fuera de su recepción para que el equipo que está sentado en la recepción puede centrarse en los pacientes que tienen que venir a la oficina, y el equipo que trabaja en el centro de atención telefónico puede centrarse en las necesidades de los pacientes que llaman a su consultorio. Esto no significa que usted tiene que tener un gran espacio con mucha gente en los teléfonos. Se trata de dedicarle el tiempo necesario a la atención telefónica de sus pacientes.
– Seguimiento de llamadas entrantes
Esto significa que debe prestar atención a todas las llamadas recibidas, debe ser capaz de ver cuántas llamadas fueron contestadas, y cuantas no tuvieron respuesta. No hay absolutamente ninguna excusa para tener un alto porcentaje de llamadas telefónicas sin respuesta. Usted debe tener menos de 5% las llamadas no contestadas.
– Implementar un Equipo de Alerta Roja
Tiene que haber conciencia global entre todos en su oficina que los teléfonos son una prioridad. Y a pesar de que debería estar haciendo todo lo anterior para asegurarse de que sus teléfonos cuentan con personal suficiente, inevitablemente habrá momentos en los que el equipo responsable de contestar el teléfono no puede llegar a una llamada. Una vez que el teléfono sonó 3-4 veces a la recepción, debe sonar en toda la oficina para que cualquiera y todos los que trabajan en su consultorio puedan oírlo. Y no importa donde se encuentre, cuando escuche eso, sabe que hay que contestar el teléfono. Eso significa que en ese punto en particular, el equipo necesita ayuda, y cualquier persona puede contestar el teléfono.