Imagínese esto. Usted tiene un día muy ocupado, una agenda de turnos completa, tiene que lidiar con las prepagas y tiene varias llamadas que hacer. Mientras todo esto sucede, también tiene que hacerse tiempo para entrenar a su nuevo miembro del equipo de trabajo.

El primer paso del entrenamiento ya podría haber sucedido.
Considere dar a los nuevos empleados un paquete de “Bienvenida al equipo” del mismo día que se los contrata. Este paquete debe contener no solo todos los formularios necesarios de empleo, sino también una copia de las políticas y estandartes de trabajo del consultorio o el manual del consultorio. Cuando los nuevos miembros del equipo reciben esto, pueden revisarlo y saber un poco más sobre lo que les espera el primer día.
En su primer día, asegúrese de que los nuevos empleados lleven papel y lápiz, y dígales que tomen notas y escriban cualquier pregunta que puedan tener. El primer día de trabajo es difícil para cualquier persona. Trae de llegar a un programa de entrenamiento que incluya temas que pueda cubrir día a día. También puede dividir en temas semanales. Por ejemplo, para un asistente de recepción:
Día uno: horarios de entrada/salida, procedimientos de apertura, encendido de computadoras y software, descripción de sus conceptos básicos del software del consultorio, procedimientos telefónicos, programación y confirmación de turnos, seguimiento de pacientes, cobro.

Cada persona aprende de manera diferente. Trate de darles a los nuevos empleados por lo menos una o dos semanas de trabajo supervisado antes de darles tareas que hacer de forma independiente. Una vez que hayan realizado la tarea cuatro a cinco veces y sin errores, haga una nota de los progresos. Hacer un seguimiento de lo que ya ha pasado con los nuevos empleados es muy importante. Esto garantiza mantenerse organizado, y también le da el marco para construir una línea de tiempo para el aprendizaje. Al final de cada semana durante el primer mes, siéntese con los nuevos miembros del equipo y pregúnteles cómo se sienten que va su entrenamiento. ¿Hay algo de lo que todavía se sientan inseguros? ¿Qué les parece el ritmo de entrenamiento? ¿Es demasiado rápido o demasiado lento? Esto también le da la oportunidad de conocerlos a ellos y su personalidad fuera del trabajo en el consultorio. 

La clave del entrenamiento es corregir los errores antes de que se repitan, y luego el nuevo aprendizaje ha de tener lugar. Por ejemplo, si una asistente dental recien contratada embolsa los instrumentos en el paquete de esterilización equivocado y el error no se corrige en el momento, ella va a seguir pensando que lo que está haciendo es lo correcto. Cuando eventualmente se percate del error, la persona tendrá que romper con un hábito y utilizar el tamaño correcto.

Después de que el nuevo empleado contratado haya tenido mucho tiempo para aprender los procedimientos del consultorio y completar con éxito las tareas del día a día, usted estará llegando al final de los 60 o 90 días de periodo de prueba/periodo de aprendizaje. En ese momento es una buena idea juntarse con otros miembros del equipo y comparar notas y opiniones acerca del nuevo miembro y su desempeño, para luego reunirse a su vez con el nuevo empleado y discutir sus progresos, mejoras y logros.

Otro consejo durante el entrenamiento (y en cualquier otro momento para el caso) es practicar siempre lo que predica. Si tiene una política de tolerancia cero al uso de teléfono celular con el aprendiz, y luego durante el entrenamiento contesta algunos mensajes de texto, el tendrá la impresión de que este comportamiento es aceptable y que el consultorio es laxo en hacer cumplir las políticas que impone.

El entrenamiento de un nuevo miembro del equipo de trabajo requiere de un esfuerzo que debe involucrar a todo el equipo dental, y todo el mundo debería estar listo y dispuesto a responder cualquier pregunta al nuevo miembro. Esperemos que con un poco de planificación, la formación de un nuevo empleado sea algo que espere con impaciencia.