Organización de archivos: encuentre cualquier papel instantáneamente
Si alguien le pide determinado informe, ¿sería capaz de encontrarlo instantáneamente, o tendría que decirle a la persona que se lo pidió que deberá dárselo más tarde?
Si no tiene un sistema de organización de archivos eficiente, perderá muchisimo tiempo buscando los papeles que necesita constantemente (además, no le dará una buena impresión a sus pacientes, jefes, proveedores y colegas). Pruebe implementando uno de estos simples sistemas de organización de archivos:
Utilice la codificación por color. Si usted tiene carpetas diferenciadas por color para cada uno de sus principales proyectos o para cada área o departamento con los que interactúa regularmente, encontrar los archivos que necesite será muy fácil. Supongamos, que necesita un documento relacionado con presupuestos, solo busque la carpeta violeta en la cual guarda todo lo relacionado a los presupuestos. Este principio también puede aplicarse a las carpetas electrónicas. Asegúrese de tomar ventaja de las opciones de codificación por color que le ofrecen programas como el Outlook.
Utilice títulos amplios para clasificar sus archivos. Si usted rotula un archivo como “Memorandum de Procedimiento para Archivar Informes de Gastos con fecha de 14/02/10”, se encontrará con que pronto va a necesitar 14 cajones de archivos diferentes para que puedan caber todos. Por el contrario, debería utilizar términos más generales, como “Informes de gastos 2010” y archivar todos sus Memorandums de procedimiento allí, junto con las facturas de gastos. Otros ejemplos de títulos generales podrían ser “Noticias industriales”, “Campañas de publicidad” y “Presupuesto 2014”
Pruebe subdividiendo los títulos generales. En su archivador “Presupuesto 2014” puede rotular carpetas individuales con categorías como “Salarios”, “Evaluaciones de Desempeño” y “Costos de Producción”.
Trate de marcas los archivos de manera prolija y ordenada, pero tampoco pierda demasiado tiempo en eso. Si el proceso de archivo le toma siglos, y se encuentra con que está armando un proceso de organización de archivos completamente nuevo, deténgase. Delegue esa tarea a otra persona o confórmese con tener un sistema que sea un poco menos que perfecto. El tiempo que invierta en revisar su sistema de organización de archivos es una invitación a la postergación.