5 secretos para una mejor organización de archivos
1. Si funciona, no se preocupe por como se ve. Siempre que su Sistema de organización de archivos funcione para usted, el estilo personal que le dé no es lo que realmente importa. Algunos empresarios son más prolijos y ordenados, otros tienen escritorios atestados de papeles y oficinas desordenadas. Ambos estilos pueden ser organizados, a pesar de sus obvias diferencias. Algunas personas que tienen escritorios increíblemente desordenados, pueden encontrar archivos mucho más rápido que otros que son obsesivos de la limpieza y el orden.
2. Organice sus archivos focalizado siempre la facilidad para encontrarlos. Su meta siempre deber ser encontrar los archivos de la manera más fácil y rápida posible. Después de todo, si no puede encontrar un archivo, es lo mismo que no tenerlo.
3. Designe ciertas fechas para tirar los archivos que ya no sirven. Si nunca tira ningún papel, hará muy felices a los fabricantes de archivadores, pero perderá muchísimo tiempo tratando de encontrar algo. No es necesario guardar cada papel con el que se cruce para siempre.
Precaución: algunos documentos, ya sea por razones legales o financieras deben guardarse por un periodo determinado de tiempo por más que no se usen.
4. Mueva sus papeles, no deje que se apilen. Para evitar que se junten grandes pilas de papel en su escritorio, adquiera el hábito de revisar la pila varias veces a la semana. Empiece con la parte superior de la pila y haga algo (cualquier cosa) con cada papel. Déselo a su jefe, tírelo, archívelo o lo que sea. Si no sabe qué hacer con algún papel, déjelo en una carpeta provisoria y asígnele una fecha para decidir qué hacer más tarde cuando tenga más tiempo.
5. Despeje su escritorio antes de irse a casa todos los días. Cada tarde, antes de irse, apiles los papeles de manera ordenada, guarde los que sabe que no va a necesitar al día siguiente, y tire lo que ya sabe que es para tirar. En el medio de su escritorio, coloque una lista de todas las cosas “por hacer” de las que deberá ocuparse al día siguiente.
Consejo final: revise todos sus archivos cada tres o cuatro meses. Trate de no guardar papeles que no utiliza por más de un año. Se estima que nunca volvemos a tocar el 80% de los papeles que archivamos.